Privacyreglement De Quint
Personeelsvereniging De Quint (hierna: De Quint) is de personeelsvereniging van Noordwest Ziekenhuisgroep en als zelfstandige entiteit ingeschreven bij de KvK onder nummer: 40635466
Dit privacyreglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die De Quint verwerkt van haar leden, donateurs, of andere geïnteresseerden.
Indien u lid wordt van de Quint, een donatie doet of om een andere reden contact met ons opneemt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in de lijn met dit Privacyreglement te verwerken
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Personeelsvereniging De Quint, bestaande uit de volgende leden;
John Bakker, voorzitter
Tamara Jonker, vice-voorzitter
Cisca van Stralen, penningmeester
Janneke Ruiter, bestuurslid
Esther van Lienen, bestuurslid
Gerhard Sipsma, bestuurslid
2. Welke gegevens verwerkt De Quint en voor welk doel?
2.1 In het kader van het lidmaatschap worden de volgende gegevens verwerkt en beheerd:
• Voor- en achternaam
• Adresgegevens, postcode, woonplaats
• Telefoonnummer
• Email-adres
• Personeelsnummer Noordwest
• Functie
Afhankelijk van een activiteit waaraan u deelneemt kunnen aanvullende persoonsgegevens van u gevraagd en verwerkt worden.
De hierboven genoemde gegevens komen rechtstreeks uit de personeelsadministratie van Noordwest Ziekenhuisgroep.
2.2 Overige gegevens die worden verwerkt en beheerd:
• Foto’s van activiteiten
• Reacties bij activiteiten die bijvoorbeeld via social media worden verspreid
De hierboven genoemde persoonsgegevens worden verzameld en beheerd met als doel te kunnen communiceren met u over activiteiten en andere aangelegenheden van De Quint.
3. Bewaartermijnen
De Quint bewaart de genoemde persoonsgegevens zo lang het lidmaatschap voortduurt. Het lidmaatschap eindigt op uw verzoek of (tenzij anders overeengekomen) bij uitdiensttreding.
Verwerkte persoonsgegevens in bijvoorbeeld foto’s kunnen niet eerder gewist worden dan dat de betreffende foto’s gewist worden. Een verzoek kan hiervoor ingediend worden via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
4. Verstrekking van persoonsgegevens
De Quint verstrekt uw persoonsgegevens aan:
• De organisatoren van activiteiten indien dit noodzakelijk is om de activiteit uit te voeren. Daarbij wordt rekening gehouden met de eis van dataminimalisatie; er worden niet meer persoonsgegevens verstrekt dan dat voor dat specifieke doel noodzakelijk is.
• De afdeling salarisadministratie van Noordwest Ziekenhuisgroep ter inning van de maandelijkse contributie.
5. Gebruik van foto- en filmmateriaal
Tijdens de activiteiten van De Quint worden regelmatig foto’s en films gemaakt. Deze foto’s en films worden gebruikt voor interne en externe communicatie over de activiteit en voor publiciteits-doeleinden ten behoeve van promotie en werving van nieuwe leden. Foto’s en films kunnen worden gepubliceerd op Bijzijn (intranet van Noordwest), social media van De Quint en op de website van De Quint www.pvdequint.nl
Zonder tegenbericht van u gaan wij er van uit dat u akkoord bent met het hierboven genoemde gebruik van foto’s en films. Wij zullen bij het publiceren van foto’s en films altijd rekening houden met de privacybescherming van betrokken leden; foto’s of films van situaties waarbij iemands privacy meer dan normaal geschonden zou worden, worden niet gepubliceerd.
Indien u niet wenst dat u tijdens een activiteit gefotografeerd en/of gefilmd wilt worden dient u dit duidelijk vooraf aan de betreffende organisator bekend te maken. Deze zal dan, in samenspraak met de fotograaf/filmer, rekening houden met uw wens.
6. Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ter beveiliging van uw persoonsgegevens heeft De Quint passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens maakt De Quint gebruik van diensten van andere partijen, waaronder de salarisadministratie van Noordwest. Opslag van data vindt aldaar plaats.
Daarnaast worden gegevens bewaard op een beveiligde locatie op de O-schijf van Noordwest, waar alleen het bestuur toegang toe heeft.
6.1 Inzagerecht, aanvulling en verwijdering
Via de ledenadministratie van De Quint kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien of in kopie te ontvangen. De Quint zal uw verzoek binnen een maand afhandelen.
Voor wijziging van feitelijk onjuiste gegevens verwijst De Quint u naar de afdeling Personeelszaken van Noordwest omdat daar dan waarschijnlijk de gegevens ook foutief vermeld staan.
Een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens resulteert automatisch in de opzegging als lid van De Quint.
6.2 Klachten over de verwerking van persoonsgegevens
Indien u klachten heeft over de wijze waarop De Quint uw persoonsgegevens verwerkt kunt u deze klacht richten aan: John Bakker, voorzitter, Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
